Le idi di Marzo: dal bollettario cartaceo alla nuova procedura online

A fine gennaio, in occasione della mia ultima visita agli uffici di via Silvio Pellico 16 per la consegna dei conti gestione GEIS 2017 dei nostri associati, mi era già stato anticipato dalla solerte impiegata che da marzo la procedura per la riscossione dell’Imposta di Soggiorno avrebbe subito dei cambiamenti, passando dall’utilizzo dei famigerati libretti cartacei a una qualche forma di interazione online. All’epoca non era ancora disponibile alcun materiale descrittivo né la cortese ed efficiente funzionaria aveva altre informazioni da dare; devo riconoscere però che la notizia mi ha piacevolmente confortato perché ho sempre considerato una assurda perdita di tempo il dover prendere appuntamento telefonicamente (i ragazzi del centralino impazzivano perché l’agenda era sempre in blocco), recarsi materialmente in piazza della Scala per il ritiro dei bollettari che quindi andavano conservati, compilati ogni volta ed infine riconsegnati una volta esaurita la matrice… per poi ricominciare daccapo la trafila per ottenerne uno nuovo.

A questo riguardo ero quindi in impaziente attesa di una comunicazione dal Comune di Milano, anche se non nella forma in cui infine l’abbiamo ricevuta tutti quanti l’altra sera. Mi permetto di dire “abbiamo” perché il mio indirizzo di posta risultava in chiaro assieme a quello di altre trecentocinquanta email di altrettanti host! L’incaricato della comunicazione ha infatti inavvertitamente inviato le istruzioni per la nuova procedura senza usare la funzionalità copia carbone nascosta scatenando così un certo putiferio tra le centinaia di destinatari. Riconosco che non è certo questo il modo migliore di fare comunicazione aziendale, ma alcune reazioni sono state anche troppo rabbiose e in fin dei conti non me la sento di mettere in croce chi, facendo il suo lavoro, commette un errore certamente grave ma comunque non tragico. Riconosco che soprattutto a Milano stanno facendoci pagare la comodità di non compilare il contratto di Locazione Turistica aggiungendo ogni volta un nuovo ostacolo al percorso e facendoci ripetere all’infinito le medesime azioni o riscrivere le stesse informazioni. Suggerisco ai miei colleghi host ed ai nostri associati di passare oltre il problema delle email che comunque nessun avvocato ci potrà mai trasformare in un danno quantificabile e rimborsabile (al contrario della sua parcella) concentrandoci piuttosto sull’approfondire cosa cambierà concretamente nel nostro lavoro quotidiano con le modifiche apportate alla piattaforma GEIS a partire dal primo di marzo.

Ad una prima lettura del manuale allegato alla mail incriminata ho trovato tutto sommato la funzionalità del sistema ragionevole, certamente più efficiente delle novità previste dalla piattaforma Turismo 5 per le quali ancora oggi le polemiche continuano a montare (anche molto rumorosamente). In pratica per generare la ricevuta è necessario inserire online i medesimi dati che oggi già si scrivono sul libretto: cognome dell’ospite, data di arrivo e partenza, numero di ospiti ed importo pagato. Per averla però fisicamente da mostrare all’ospite devo per forza accedere ad una stampante, cosa non sempre agevole per i gestori di appartamenti. Si tratta quindi di scegliere se compilarla prima, con i soli dati della prenotazione ricevuta (comunque sufficienti), o una volta tornati a casa o in ufficio, utilizzando comodamente tutti i dati anagrafici raccolti al checkin: un processo non molto dissimile da quello per la comunicazione in Questura. L’unico punto critico in fin dei conti è proprio in questo passaggio, nel fatto cioè che non potendo accedere in loco ad una stampante non ho una ricevuta né alcun documento specifico da consegnare all’ospite a fronte del denaro contante che gli chiedo di versarmi, e non tutti potrebbero essere disposti ad attendere una futura email.

Considerando che a Milano abbiamo quasi duecento soci che attendono informazioni e che metà di essi utilizzano la nostra piattaforma online per la gestione congiunta delle anagrafiche ospiti in Questura e dell’Imposta di Soggiorno, ho ritenuto che fosse mio dovere approfondire, e nel caso trovare il prima possibile, una soluzione percorribile. Così ho richiesto un incontro urgente e mi sono recato questa mattina stessa (7 febbraio) al GEIS, dove sono stato ricevuto dal dirigente, che devo riconoscere è davvero sempre cortese e disponibile ad ascoltare e collaborare. Questa è la proposta che gli ho portato e che condivido con i miei associati e con i nostri colleghi:

1. non è corretto incassare denaro dall’ospite senza che lui abbia in mano una ricevuta
2. procuro un blocchetto ricevute in cartoleria
3. compilo e firmo la ricevuta da consegnare all’ospite come documento di cassa provvisorio in attesa della mail
4. la mia copia diventa promemoria di cassa interno
5. alla sera o il giorno seguente compilo online la ricevuta digitale, la scarico e la invio alla email dell’ospite.

Mi sembra che questa soluzione, per quanto sembri una semplificazione ed alcuni la troveranno un “passo indietro”, non abbia alcuna controindicazione e soddisfi tutte tre le parti in gioco: l’ospite, il gestore dell’appartamento ed il GEIS. L’osservazione che alcuni mi hanno già portato che ricreo artificialmente il modello della ricevuta cartacea non è accettabile: il blocchetto ricevute lo compro ad 1 euro in tutte le cartolerie ed una volta registrato l’incasso lo posso buttare, non proprio il medesimo percorso a tappe verso piazza della Scala e via Silvio Pellico. Per ritornare all’incontro di questa mattina il dirigente GEIS ha preso atto della ragionevolezza della mia proposta e, come del resto mi aspettavo, non mi ha detto ne sì ne no, confermandomi però che in questa fase sono aperti a tutti i suggerimenti (costruttivi e non polemici) per superare al meglio questi complicati passaggi, soprattutto per quanto riguarda la loro parte e cioè il rapporto e la comunicazione con gli operatori. Mi sono allora permesso di insistere perché venisse attivata la nuova release del portale con una settimana d’anticipo rispetto alla data effettiva in cui diverrà obbligatorio il suo l’utilizzo, in modo che i gestori abbiano tempo di sperimentarla e nel caso di richiedere informazioni…  evitando così di farlo tutti insieme nelle medesime ore (come è avvenuto recentemente proprio per Turismo 5) con il conseguente blocco di email e telefoni!

L’ultima osservazione è proprio relativa a Turismo 5, ma ovviamente anche alla Questura ed alla nuova piattaforma GEIS, è che la tendenza in atto sembra quella di portarci a ripetere più e più volte la medesima azione di inserimento dati, specialmente riguardo l’anagrafica degli ospiti. Senza entrare nella problematica Privacy e del regolamento di Polizia, peraltro non banali e non rispettate in alcune di queste ultime applicazioni, ma fermandoci alla fatica ed al pericolo di errori nel ripetere sempre la medesima azione, mi permetto di rammentare che sono ormai quasi centottanta gli operatori che utilizzando la nostra piattaforma inseriscono una sola volta dallo smartphone i dati ed una volta chiusa alle loro spalle la porta del checkin si dimenticano delle procedure di legge perché le svolgiamo noi al loro posto.